掌握待運(yùn)的貨源船公司通常采用下述兩種方法掌握待運(yùn)的貨源情況，并據(jù)以部署空集裝箱的計(jì)劃：暫定訂艙--所謂暫定訂艙是在船舶到港前30天左右提出，由于掌握貨源的時(shí)間較早，所以對(duì)這些貨物能否裝載到預(yù)定的船上， 以及這些貨物最終托運(yùn)的數(shù)量是否準(zhǔn)確，都難以確定。
海運(yùn)出口運(yùn)輸工作，在以cif或cfr條件成交，由賣方安排運(yùn)輸時(shí)，其工作程序如下：
（1）審核信用證中的裝運(yùn)條款：為使出運(yùn)工作順利進(jìn)行，在收到信用證后，必須審核證中有關(guān)的裝運(yùn)條款，如裝運(yùn)期，結(jié)匯期，裝運(yùn)港，目的港，是否能轉(zhuǎn)運(yùn)或分批裝運(yùn)以及是否指定船公司，船名，船籍和船級(jí)等，有的來證要求提供各種證明，如航線證明書，船籍證等，對(duì)這些條款和規(guī)定，應(yīng)根據(jù)我國(guó)政策，國(guó)際慣例，要求是否合理和或是否能辦到等來考慮接受或提出修改要求。
（2）備貨報(bào)驗(yàn)：就是根據(jù)出口成交合同及信用證中有關(guān)貨物的品種，規(guī)格，數(shù)量，包裝等的規(guī)定，按時(shí)，按質(zhì)，按量地準(zhǔn)備好應(yīng)交的出口貨物，并做好申請(qǐng)報(bào)驗(yàn)和領(lǐng)證工作。冷藏貨要做好降溫工作，以保證裝船時(shí)符合規(guī)定溫度要求。在我國(guó)，凡列入商檢機(jī)構(gòu)規(guī)定的“種類表”中的商品以及根據(jù)信用證，貿(mào)易合同規(guī)定由商檢機(jī)構(gòu)出具證書的商品，均需在出口報(bào)關(guān)前，填寫“出口檢驗(yàn)申請(qǐng)書”申請(qǐng)商檢。有的出口商品需鑒定重量，有的需進(jìn)行動(dòng)植物檢疫或衛(wèi)生，安全檢驗(yàn)的，都要事先辦妥，取得合格的檢驗(yàn)證書。 做好出運(yùn)前的準(zhǔn)備工作，貨證都已齊全，即可辦理托運(yùn)工作。
（3）托運(yùn)訂艙：編制出口托運(yùn)單，即可向貨運(yùn)代理辦理委托訂艙手續(xù)。貨運(yùn)代理根據(jù)貨主的具體要求按航線分類整理后，及時(shí)向船公司或其代理訂艙。貨主也可直接向船公司或其代理訂艙。當(dāng)船公司或其代理簽出裝貨單，定艙工作即告完成，就意味著托運(yùn)人和承運(yùn)人之間的運(yùn)輸合同已經(jīng)締結(jié)。
（4）保險(xiǎn)：貨物訂妥艙位后，屬賣方保險(xiǎn)的，即可辦理貨物運(yùn)輸險(xiǎn)的投保手續(xù)。保險(xiǎn)金額通常是以發(fā)票的cif價(jià)加成投保（加成數(shù)根據(jù)買賣雙方約定，如未約定，則一般加10%投保）。
（5）貨物集中港區(qū)：當(dāng)船舶到港裝貨計(jì)劃確定后，按照港區(qū)進(jìn)貨通知并在規(guī)定的期限內(nèi)，由托運(yùn)人辦妥集運(yùn)手續(xù)，將出口貨物及時(shí)運(yùn)至港區(qū)集中，等待裝船，做到批次清，件數(shù)清，標(biāo)志清。要注意特別注意與港區(qū)，船公司以及有關(guān)的運(yùn)輸公司或鐵路等單位保持密切聯(lián)系，按時(shí)完成進(jìn)貨，防止工作脫節(jié)而影響裝船進(jìn)度。
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