報關單證無紙化保管文件夾按5級設置，規則供參考，第四級設置可以按企業的情況來設置，一般來說按貿易方式或進出口口岸來區分。報關單的整套資料要一起放置，才能保證完整性。第五級的文件夾必須以報關單號來命名，或者以報關單號+企業內部管理號碼命名。
（一）總體上文件夾按5級設置：年份---進出口---月別---口岸or貿易方式---報關單別；
1）第二級進口還細分區分了合同品與一般貿易，出口無。
2）第四級進口按口岸設不同文件夾、出口按貿易方式設不同文件夾，一般貿易進口不設置區分。
3）規則的核心原則是按報關單別整套資料一齊放置保管。
（二）第五級文件夾（最后級）的命名必須以報關單號命名，或以上貨單號+報關單號命名；注：出口及部分口岸進口沒有上貨單號，則直接以報關單號命名
（三）為方便查找，pdf文件按具體資料名稱命名，如報關單501234567、發票、提單等
（四）搜索時可以進入到“報關單證保管文件夾”直接在搜索欄輸入報關單號即可找到報關單及配套通關資料"
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